Typy zastrzeżeń prawnych

Zastrzeżenia mogą być załączane na początku lub na końcu wiadomości, stosowane globalnie lub dla konkretnego działu czy też konkretnej osoby, dodawane do korespondencji zewnętrznej, jak również wewnętrznej, mogą być stałe dla wszystkich, bądź też zindywidualizowane.

Na początku czy na końcu?
Jeżeli zdecydujesz się na załączenie zastrzeżenia na początku wiadomości to większe będą szanse, że zostanie ono przeczytane. Jednakże mogłoby to zakłócać treść przesyłanej informacji. Wybór umiejscowienia zastrzeżeń będzie prawdopodobnie zależał od tego, jak istotne jest bezpieczeństwo i poufność komunikacji elektronicznej oraz jak ważna jest poczta elektroniczna dla firmy. Instytucje prawne i finansowe mogłyby na przykład być bardziej skłonne do stosowania zastrzeżeń zawartych na początku wiadomości. Jednakże, przedsiębiorstwo sprzedające książki lub kwiaty przez Internet, prawdopodobnie wolałoby dodać zastrzeżenia na końcu korespondencji. Jest również możliwe umieszczenie na początku krótkiej informacji, wraz z linkiem prowadzącym do pełnego tekstu zawartego na końcu wiadomości.

Zastrzeżenia globalne lub dla konkretnego działu/osoby
Pomimo, że zastrzeżenia globalne mogą być wystarczające dla wielu organizacji, jeśli to możliwe, zalecane jest wprowadzenie odrębnych zastrzeżeń dla konkretnych grup, czy wydziałów. Na przykład osoba w dziale handlowym mogłaby potrzebować stwierdzenia mówiącego, że oferta cenowa jest ważna przez 30 dni. Księgowość mogłaby potrzebować zastrzeżenia, które koncentrowałoby się na poufnej naturze przesyłanej informacji. Grupa wsparcia technicznego mogłaby zechcieć zawrzeć oświadczenie o braku odpowiedzialności za konsekwencje stosowania porad udzielonych przez konsultantów. Poprzez dopasowanie zawartości zastrzeżeń do kontekstu przesyłanej informacji, ich skuteczność może zostać zwiększona.

W korespondencji zewnętrznej i/lub wewnętrznej?
Wiele przedsiębiorstw dodaje zastrzeżenia tylko do poczty zewnętrznej dlatego, że nie są świadome prawnych implikacji związanych również z działaniem poczty wewnętrznej. Mimo, że wirusy i problemy związane z umowami dotyczą głównie poczty zewnętrznej, to poufność i odpowiedzialność pracodawcy odnoszą się zarówno do poczty wewnętrznej jak i zewnętrznej. Zanotowano na przykład wiele przypadków, gdy pracownicy po otrzymaniu obraźliwych wiadomości krążących wewnątrz biura, wystąpili z roszczeniami wobec pracodawcy oskarżając go o nieprzyjazne środowisko pracy. Jeśli chodzi o poufność, to może ona stanowić poważniejszy problem w odniesieniu do poczty wewnętrznej, gdyż nie tylko istnieje poważne zagrożenie, że pracownik mógłby przypadkowo przeczytać poufny email, ale dodatkowo wiadomo, że ma on większą zdolność oceny znaczenia informacji niż osoba z zewnątrz. Najlepiej, gdy zastrzeżenia wewnętrzne różnią się zewnętrznych i skupiają się raczej na wewnętrznej poufności i problemach nieprzyjaznego środowiska pracy oraz na przykład zawierają link do dokumentu opisującego zasady korzystania z firmowej poczty elektronicznej.

Zastrzeżenia wielokrotne
Przy odpowiedziach, czy też podczas przesyłania wiadomości dalej dodawanie nowych zastrzeżeń nie jest celowe. Mielibyśmy wówczas do czynienia z długą listą zastrzeżeń na końcu każdej wiadomości. Można zdecydować się na dodawanie zastrzeżeń tylko raz, lecz wówczas przy odpowiedziach lub przekazywaniu wiadomości zawarte w zastrzeżeniach stwierdzenia byłyby słabiej widoczne. Lepszym rozwiązaniem jest powtórzenie zastrzeżeń tylko po każdej nowej wiadomości. Zapewnia to, że dołączone oświadczenia będą widoczne dla odbiorcy za każdym razem, gdy otrzyma wiadomość.

Zastrzeżenia statyczne czy zindywidualizowane
Dołączane do wiadomości stwierdzenia mogą być stałe, bądź zmieniać się w zależności od kontekstu, stając się bardziej szczegółowe. O ile to możliwe, zalecane jest skonkretyzowanie oświadczeń, co może mieć wpływ na wagę zastrzeżenia. Na przykład, zamiast stwierdzenia "Przedsiębiorstwo nie ponosi odpowiedzialności", lepiej jest zamieścić nazwę owego przedsiębiorstwa: "Przedsiębiorstwo XYZ nie ponosi odpowiedzialności". Ponadto można używać w zastrzeżeniach specjalnych pól takich jak:

1. Adres
Jeśli możesz w zastrzeżeniu zawrzeć nazwisko odbiorcy, np. "Ta wiadomość i jej zawartość jest przeznaczona wyłącznie dla [Pana X]", to również dla odbiorcy wiadomości stanie się jasne, że gdyby wiadomość została przeczytana przez inną osobę, związana ona zostanie klauzulą poufności

2. Nazwisko przełożonego
W przypadku, gdy pracownik ma ograniczone prawo do zawierania umów za pośrednictwem poczty elektronicznej, możesz zamieścić nazwisko przełożonego, który musi zatwierdzić kontrakt na piśmie. Na przykład: "Pracownik nie jest upoważniony do zawarcia wiążących umów bez uzyskania zgod  na piśmie wyrażonej przez [Pana Y].".

3. Data
Bardzo pomocne może być zawarcie w zastrzeżeniu daty jego zamieszczenia.