Zastrzeżenia prawne (Disclaimery)

Czym są zastrzeżenia (Disclaimery)?

Zastrzeżenia prawne to oświadczenia dodawane wiadomości email w celu zrzeczenia się odpowiedzialności. Stwierdzenia te mają zwykle prawny charakter ale mogą również zostać użyte w calach marketingowych.

Jeżeli masz jakąkolwiek wątpliwość co do tego, czy powinieneś dołączyć zastrzeżenie, to znaczy, że powinieneś. - Email@work 2000, Jonathan Whelan

Dlaczego potrzebujesz zastrzeżeń w mailach?

Są trzy główne powody, dla których mógłbyś zdecydować się dodać zastrzeżenia do swoich emaili: ochrona prawna, zgodność z przepisami oraz cele marketingowe.

1. Ochrona prawna

Nie ma pewności, czy oświadczenia zawarte w emailach zapewnią ochronę przed odpowiedzialnością w razie procesu sądowego. Jeżeli miałbyś takiego pecha, by zostać pozwanym ze względu na zawartość emaila, to zastrzeżenia mogą być pomocne i w niektórych przypadkach zwolnić z odpowiedzialności. Ważniejsze jest jednak to, że poprzez samą obecność w wiadomości, zastrzeżenie może powstrzymać większość osób przed szukaniem prawnego sposobu na uzyskanie odszkodowania i wytaczanie procesów sadowych. Poza unikaniem odpowiedzialności, zastrzeżenia są również używane, w celu powstrzymania osób przed bezprawnym wysyłaniem lub kopiowaniem poufnych wiadomości. I znów, zastrzeżenia zniechęcą większość osób
do dokonywania nielegalnych czynności. Dlatego używanie zastrzeżeń prawnych jest zawsze zalecane.

"Oświadczenia dodane na końcu wiadomości nie są wiążące prawnie, ale zawsze próba zrzeczenia się odpowiedzialności jest dobrym zwyczajem". - Michael
Chissick, Head of Internet Law w Field Fisher Waterhouse.


Jest 6 prawnych zagrożeń, przeciw którym zastrzeżenia mogą nas ochronić:

a) Naruszenie poufności

Poprzez zawarcie zastrzeżenia, które ostrzega, że zawartość wiadomości jest poufna, może pomóc chronić firmę przed ujawnianiem poufnych informacji. Jeżeli adresat naruszyłby tę zasadę poufności, mógłby zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

b) Przypadkowe naruszenie poufności

Jeżeli pracownik otrzymałby od kogoś poufną wiadomość i przypadkiem przesłał ją do nieuprawnionej osoby, wtedy pracownik, a zatem i przedsiębiorstwo może zostać pociągnięte do odpowiedzialności. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład w sytuacji, gdy źle zaadresowany email jest przekazywany do administratora, który mógłby nie być upoważniony do czytania tej wiadomości lub gdy dana wiadomość zostałaby przejęta. Jeżeli na końcu wiadomości dołączysz stwierdzenie informujące, że jest ona przeznaczona dla konkretnego adresata i że jeżeli ktoś otrzymał ją przez pomyłkę, nadal pozostanie związany klauzulą poufności, to taka klauzula może Cię ochronić.

c) Przesyłanie wirusów

Jeżeli pracownik wysłałby wiadomość zawierającą wirusa, twoje przedsiębiorstwo mogłoby za to zostać pozwane. Oprócz implementacji ochrony antywirusowej, blokującej możliwość przenikania wirusów oraz wysyłania ich wraz z pocztą elektroniczną, możesz również ostrzec w dołączonym oświadczeniu, że email, pomimo kontroli antywirusowej może zawierać wirusy i odbiorca jest odpowiedzialny za sprawdzenie wiadomości i usunięcie wirusów.

d) Zawieranie kontraktów

Komunikacja na piśmie, włącznie z emailem, może zostać użyta do zawarcia umowy ze skutkiem prawnym, jeśli tylko osoby mają faktyczną lub oczywistą
władzę by do tego doprowadzić. Jeżeli nie chcesz, by pewni pracownicy byli w stanie zawrzeć umowę poprzez pocztę elektroniczną, możesz zawrzeć w
wiadomościach oświadczenie, że jakakolwiek forma umowy musi zostać zatwierdzona przez przełożonego.

‘We wczesnych latach rozwoju telegrafu, pewien sprzedawca broni w USA nadał wiadomość do potencjalnego nabywcy mówiącą: "I have thirty rifles to sell $10 each.", czyli "Mam trzydzieści karabinów, po 10 dolarów za każdy". Nabywca chciał kupić 3 sztuki więc odpowiedział "I will buy th[re]e rifles", czyli "Kupię 3 karabiny". Ale wiadomość została przekręcona i z "3 karabinów" ("three rifles") zrobiły się "karabiny" ("the rifles"), w związku z czym sprzedawca wysłał wszystkie trzydzieści karabinów. Sąd orzekł, że nabywca zawarł umowę zakupu wszystkich trzydziestu sztuk. - Email@work 2000, Jonathan Whelan

e) Błędne porady

Zgodnie z prawem, każdy powinien wziąć pod uwagę fakt, że inne osoby mogą polegać na udzielonej im poradzie. Jeżeli pracownik udzielił porady profesjonalnej w emailu, to przedsiębiorstwo będzie ponosiło odpowiedzialność za skutki tej porady, u odbiorcy jak również u osób trzecich, które zaufały poradzie w dobrej wierze. Odpowiednio sformułowane zastrzeżenie mogłoby ochronić Twoje przedsiębiorstwo przed tego rodzaju odpowiedzialnością.

f) Odpowiedzialność pracodawcy

Chociaż przedsiębiorstwo jest ostatecznie odpowiedzialne za działania swych pracowników, również za zawartość wysyłanych wiadomości, odpowiednie
zastrzeżenie może zmniejszyć odpowiedzialność firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo może wykazać, że pracownicy zostali właściwie poinstruowani o zakazie wysłania wiadomości zawierających treści oszczercze, ordynarne, obsceniczne lub zniesławiające, może to być pomocne w uniknięciu odpowiedzialności w
przypadku złamania tych reguł przez pracownika. Przedsiębiorstwo może zademonstrować swoje podejście do problemu poprzez dołączanie odpowiedniego zastrzeżenia do przesyłanych wiadomości oraz wprowadzanie w życie odpowiedniej polityki, która wyraźnie ostrzegałaby pracowników przed niewłaściwym używaniem firmowego systemu pocztowego. Należy mieć na uwadze, że żadne zastrzeżenie nie obroni nas przed nieprzyzwoitymi lub
obraźliwymi treściami. Dzięki zastrzeżeniom możemy osiągnąć zredukowanie odpowiedzialności prawnej przedsiębiorstwa, ponieważ dowodzą one, że firma
zadziałała odpowiedzialnie i dołożyła wszelkich starań, by przeciwdziałać popełnianiu takich wykroczeń przez pracowników.

'Zniesławienie, niezamierzona zawiązanie umowy, źle skierowane emaile, to wszystko co wszystko doprowadza do konieczności stosowania zastrzeżeń w
mailach. - Simon Halberstam, Specher Grier Halberstam & Co.

2. Zgodność z przepisami

Nowe oraz obowiązujące przepisy zmuszają firmy do rejestrowania wiadomości elektronicznych oraz do ochrony prywatności klientów. W USA ustawa o przenoszeniu ubezpieczeń zdrowotnych i odpowiedzialności za nie (HIPAA) wymaga od instytucji opieki zdrowotnej prowadzenia dziennika komunikacji za pomocą poczty elektronicznej oraz zabezpieczenia poufności danych. Amerykańska komisja papierów wartościowych i giełd oraz ustawa o ochronie posiadanych finansowych danych osobowych konsumentów (GLBA) nakładają podobne obowiązki na instytucje finansowe. W USA organizacje, które nie spełniają w/w regulacji branżowych podlegają bardzo wysokim karom, dlatego właściwie wymogiem stało się dołączanie odpowiednich oświadczeń do swych wiadomości pocztowych, by ochronić swych pacjentów lub klientów i uniknąć jakiegokolwiek naruszenia poufności informacji. W nowym okólniku IRS 230, IRS wymaga od doradców podatkowych dołączania do każdego emaila zawierającego poradę podatkową, oświadczenia, że nie można opierać się ekspertyzie, jeśli chodzi o sprawy karne.

3. Cele marketingowe

Stopka może zostać dodana również w calach marketingowych. Odpowiednie zastrzeżenie może zawierać adres przedsiębiorstwa, adres URL i/lub slogan
reklamowy.