W dniu 1 stycznia 2007 roku weszły w życie nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące oznaczeń stosowanych przez przedsiębiorców w korespondencji związanej z ich działalnością gospodarczą. Zgodnie z nowymi wymogami pisma i zamówienia handlowe składane przez spółki kapitałowe w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
1. firmę (nazwę) spółki, jej siedzibę i adres,
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru(numer KRS),
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
4. wysokość kapitału zakładowego.
Obowiązek ten dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 206 ksh), spółki akcyjnej (art. 374
ksh) oraz spółki komandytowo – akcyjnej (art. 127 § 5 ksh), nie dotyczy natomiast spółek osobowych, w tym spółek jawnych i komandytowych. Warto jednak zaznaczyć, że nowe obowiązki informacyjne, spoczywają na oddziałach przedsiębiorców zagranicznych, założonych w Polsce przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne mające siedzibę za granicą.
Jeżeli papier lub druki firmowe, stopki poczty elektronicznej, lub witryny internetowe danej spółki nie zawierają wszystkich wymienionych informacji, powinny zostać w tym zakresie uzupełnione. Nie ma przeciwwskazań, aby informacje powyższe były uzupełnione przez spółkę na przykład o numer rachunku bankowego lub numer REGON, jednak ich podawanie nie jest obowiązkowe. Wymagane dane spółki muszą być używane w korespondencji handlowej, czyli wiążącej się z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Za dopełnienie powyższych obowiązków odpowiedzialność ponoszą członkowie zarządu spółki, pod sankcją grzywny w wysokości do 10.000 złotych (art. 595 § 1 ksh)